So schützen Sie Dokumente mit einer digitalen Signatur in ONLYOFFICE Desktop Editors v.6.2

ONLYOFFICE Desktop Editors ist eine kostenlose Open-Source-Office-Suite, die Viewer und Editoren für Textdokumente, Tabellenkalkulationen und Präsentationen enthält. Neben der Offline-Arbeit ist es möglich, die App mit der Cloud (ONLYOFFICE, Nextcloud, ownCloud, Seafile) zu verbinden und online an Dokumenten zusammenzuarbeiten. Das Code-Repository ist auf GitHub unter der AGPL v.3.0 Lizenz verfügbar.

Die kürzlich veröffentlichte Version 6.2 des ONLYOFFICE Desktop Editors bringt viele Neuerungen mit sich:

  • Digitale Signatur, um zu verifizieren, dass der Inhalt des Dokuments von Ihnen stammt und keine Änderungen vorgenommen wurden.
  • Die Möglichkeit, die App mit Seafile für die Online-Zusammenarbeit an Dokumenten zu verbinden.
  • API-Dokumentation, die es Entwicklern ermöglicht, die App mit DMS von Drittanbietern zu verbinden.
  • Datenvalidierung zur Kontrolle der Parameter der von anderen Benutzern in Zellen eingegebenen Informationen.
  • Abbildungsverzeichnis in Dokumenten, um Abbildungen einfach zu organisieren und zwischen ihnen zu navigieren.
  • Slicer für Pivot-Tabellen zur Anzeige des Filterstatus, um zu verstehen, welche Daten gerade angezeigt werden.
  • Möglichkeit, ein benutzerdefiniertes Zahlenformat für Zellen festzulegen.
  • Neue Funktionen: WACHSTUM, TREND, LOGEST, UNIQUE, MUNIT und RANDARRAY.
  • Neue Korrekturoptionen in Präsentationen, mit denen Sie auswählen können, ob Sie die Autokorrektur bei der Eingabe verwenden möchten.

ONLYOFFICE 6.2

In diesem Tutorial lernen Sie, wie Sie eine digitale Signatur in ONLYOFFICE Desktop Editors verwenden können, um Ihre Dokumente zu schützen.

Wenn Sie die ONLYOFFICE-Desktop-App noch nicht kennen, erfahren Sie in diesem HowtoForge-Tutorial, wie Sie sie auf Ihrem Ubuntu-Rechner installieren ( Schritt 2). Für den Fall, dass Sie Manjaro haben, lesen Sie diese Anleitung.

Hinweis: Um Dokumente digital signieren zu können, benötigen Sie ein Signierzertifikat, das von einer Zertifizierungsstelle ausgestellt wurde. Zertifikate stellen Schlüssel zur Verfügung, mit denen die Echtheit digitaler Signaturen überprüft werden kann.

Teil 1: Hinzufügen einer unsichtbaren digitalen Signatur

  • Erstellen Sie eine neue Datei oder öffnen Sie die vorhandene Datei mit ONLYOFFICE Desktop Editors.
  • Wechseln Sie auf die Registerkarte Schutz.
  • Klicken Sie auf den Pfeil neben der Schaltfläche Signatur.
  • Wählen Sie die Option Digitale Signatur hinzufügen.
  • Geben Sie im geöffneten Fenster den Zweck für die Unterzeichnung des Dokuments an.
  • Wählen Sie ein digitales Zertifikat (.crt- und .key-Dateien) und klicken Sie auf OK.

Digitale Signatur in ONLYOFFICE hinzufügen

Danach ist Ihr Dokument signiert und vor Bearbeitung geschützt.

Dieser Signaturtyp ist im Text nicht sichtbar, aber Sie können seine Details und Einstellungen in der Symbolleiste auf der rechten Seite finden, einschließlich des Namens des Zertifikatsbesitzers, des Datums und der Uhrzeit des Hinzufügens der Signatur sowie der Optionen, sie zu entfernen oder eine andere anzuwenden.

Wenn sich jemand entschließt, Änderungen im signierten Dokument vorzunehmen, erscheint eine Warnmeldung, dass die Datei geschützt ist. Wenn sie trotzdem auf Bearbeiten klicken, wird die Signatur ungültig, so dass Sie wissen, dass der Inhalt absichtlich geändert wurde.

Dokument mit digitaler Signatur schützen

Teil 2: Hinzufügen einer Signaturzeile

Eine Signaturzeile ist im Dokumenttext sichtbar und ermöglicht es, Signaturen von anderen Benutzern anzufordern.

  • Erstellen Sie eine neue Datei oder öffnen Sie die vorhandene Datei mit ONLYOFFICE Desktop Editors.
  • Setzen Sie den Mauszeiger an die Stelle, an der eine Signatur erscheinen soll.
  • Wechseln Sie auf die Registerkarte Schutz.
  • Klicken Sie auf den Pfeil neben der Schaltfläche Signatur.
  • Wählen Sie die Option Signaturzeile hinzufügen.
  • Füllen Sie im geöffneten Fenster die erforderlichen Felder aus: Name, Titel des Unterzeichners, E-Mail und Anweisungen für den Unterzeichner.
  • Aktivieren Sie ggf. das Kontrollkästchen Unterschriftsdatum in der Signaturzeile anzeigen.
  • Klicken Sie auf OK und speichern Sie das Dokument.

Sichtbare Signaturzeile hinzufügen

Danach wird die Signaturzeile im Dokument angezeigt. Sie können das Dokument sowohl selbst unterschreiben als auch andere Benutzer dazu auffordern, dies zu tun.

Es ist auch möglich, mehrere Signaturzeilen entsprechend der Anzahl der Unterzeichner hinzuzufügen. Wenn Sie sowohl Signaturen anfordern als auch das Dokument selbst signieren möchten, müssen Sie zunächst alle Signaturlinien hinzufügen und dann das Dokument signieren.

Wenn Ihre Teammitglieder ein Dokument erhalten, das ihre Unterschrift erfordert, sehen sie in der rechten Seitenleiste ein Popup-Fenster, das sie darüber informiert, dass das Dokument signiert werden muss.

Um das Dokument über diesen Signaturtyp zu signieren, doppelklicken Sie auf die Signaturzeile und wählen im sich öffnenden Menü Signieren.

Sie können Ihren Namen in das Feld Name des Unterzeichners eingeben und den Text formatieren, indem Sie die erforderliche Schriftart und -größe wählen, oder Sie klicken auf die Schaltfläche Bild auswählen und laden ein Bild hoch, das Sie als Signatur verwenden möchten.

Zeigen Sie dann eine Vorschau Ihrer Signatur an, wählen Sie ein digitales Zertifikat (.crt- und .key-Dateien) und klicken Sie auf OK. Sobald Sie fertig sind, ist das Dokument vor der Bearbeitung geschützt und jeder kann die hinzugefügten digitalen Signaturen sehen.

Unterschreiben über die Unterschriftenzeile

Teil 3: Entfernen von digitalen Signaturen

Um ein geschütztes Dokument zu bearbeiten, klicken Sie im Popup-Fenster auf der rechten Seite auf die Option „Trotzdem bearbeiten“. In diesem Fall werden alle hinzugefügten digitalen Signaturen entfernt.

Alternativ können Sie alle Signaturen auch über die Registerkarte Datei entfernen. Gehen Sie in der linken Seitenleiste in den Bereich Schützen und wählen Sie die Option Dokument bearbeiten.

Digitale Signatur entfernen

So entfernen Sie eine der mehreren im Dokument enthaltenen Signaturen:

  • Klicken Sie in der rechten Seitenleiste auf das Symbol Signatureinstellungen.
  • Klicken Sie auf den Pfeil neben der bestimmten Signatur.
  • Wählen Sie im Menü die Option Signatur entfernen.

Das war’s schon! Jetzt können Sie mit digitalen Signaturen eine höhere Sicherheit für Ihre Dokumente gewährleisten.

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